Idei principale
- Există un conflict de interese atunci când cineva din ONG poate avea un beneficiu personal dintr-o decizie.
- Persoana respectivă nu ar trebui să participe la discuție sau la vot.
- Situația ar trebui scrisă clar în procesul-verbal.
- Finanțatorii pot avea reguli proprii pentru astfel de cazuri.
- ONG-ul poate preveni problemele dacă are reguli clare pentru achiziții și pentru declararea intereselor.
- Dacă nu este clar ce ai de făcut, cere sfatul unui avocat.
Pe măsură ce un ONG își dezvoltă activitatea, apar și mai multe decizii legate de folosirea resurselor organizației. Alegi furnizori, semnezi contracte, lucrezi cu specialiști, cumperi servicii sau pornești activități care pot genera venituri.
Unele dintre aceste activități pot implica persoane apropiate de ONG, cum ar fi un membru al asociației sau cineva cu care acesta are o relație personală ori profesională. Aici poate apărea conflictul de interese, iar felul în care este gestionat ține direct de buna guvernanță a ONG-ului.
Acest articol a fost realizat în colaborare cu Alin Cincă, avocat din comunitatea AmpliFY ONG, și explică ce înseamnă conflictul de interese, când poate apărea și ce proceduri poate avea o organizație pentru a-l gestiona responsabil.
Materialul are caracter informativ. Pentru situații juridice concrete, mai ales atunci când sunt implicate finanțări sau contracte importante, este recomandată consultarea unui specialist.
Ce este conflictul de interese într-un ONG?
Conflictul de interese apare atunci când o persoană care participă la o decizie în cadrul organizației are și un interes personal legat de rezultatul acelei decizii.
Un exemplu simplu: consiliul director analizează contractarea unei companii conduse de unul dintre membrii săi. Persoana respectivă se află în poziția de a participa la o decizie care poate aduce un beneficiu unei entități pe care o controlează.
Situații similare pot apărea atunci când legătura este prin soț sau soție, ascendenți, descendenți, rude în linie colaterală ori afini până la gradul al patrulea inclusiv. Aici pot intra, de exemplu, relații de tip părinte-copil, frați, bunic-nepot, unchi-nepot sau veri primari.
Pentru asociații, regula este prevăzută expres de art. 22 din OG nr. 26/2000: persoana interesată într-o problemă supusă hotărârii adunării generale nu poate participa la deliberare sau la vot. Art. 25 extinde această regulă și asupra membrilor consiliului director. Pentru fundații, art. 29 alin. (4) prevede aplicarea corespunzătoare a regulii membrilor consiliului director.
Ce se întâmplă dacă persoana participă totuși la vot?
Dacă votul persoanei aflate în conflict de interese a fost necesar pentru obținerea majorității, aceasta poate răspunde pentru prejudiciile produse asociației.
În plus, deciziile consiliului director care contravin legii sau statutului pot fi contestate în instanță, în condițiile prevăzute de OG nr. 26/2000.
Poate un ONG să contracteze o companie condusă de unul dintre membrii săi?
Aici merită făcută o distincție importantă.
Articolele 22 și 25 din OG nr. 26/2000 nu formulează o interdicție generală ca ONG-ul să încheie vreodată un contract cu o entitate în care unul dintre membri are un interes. Regula vizează direct participarea persoanei interesate la deliberarea și votul asupra deciziei respective.
Prin urmare, dacă un membru al consiliului director conduce compania cu care ONG-ul intenționează să lucreze, acesta ar trebui să declare situația și să nu participe la deliberare sau la vot.
Abținerea rezolvă o parte importantă a problemei juridice, însă organizația are în continuare nevoie de o decizie bine documentată. În funcție de rolul persoanei respective, poate exista și aparența unei influențe asupra alegerii.
De aceea, ajută ca ONG-ul să poată arăta de ce colaborarea respectivă este potrivită. De exemplu, poate exista o ofertă competitivă, o expertiză foarte specifică sau un număr redus de furnizori capabili să ofere serviciul în zona respectivă.
Câteva oferte comparabile, criterii clare de selecție și consemnarea deciziei pot face procesul mult mai transparent.
Ce faci concret când apare un conflict de interese?
O procedură simplă poate evita multe neclarități. Atunci când apare o astfel de situație:
- Persoana implicată declară interesul personal înainte ca organizația să ia decizia.
- Persoana se retrage din deliberare și de la vot, atunci când situația intră sub incidența regulilor legale.
- Situația și abținerea sunt consemnate în procesul-verbal al ședinței.
- Organizația documentează criteriile pe baza cărora a ales furnizorul sau partenerul.
- Echipa verifică statutul și contractele de finanțare relevante, pentru că acestea pot conține reguli suplimentare.
- Dacă situația rămâne neclară, organizația cere o opinie juridică înainte de semnarea contractului.
Astfel, dacă decizia este verificată ulterior, există un traseu clar care arată cine a decis, pe ce criterii și cum a fost gestionat interesul personal.
Conflictul de interese poate influența și accesul la finanțare
Pe lângă regulile generale din legislație, finanțatorii pot introduce propriile condiții privind conflictele de interese.
Unele contracte de finanțare pot interzice anumite tranzacții cu persoane sau entități afiliate. Altele pot cere ca situația să fie notificată și aprobată înainte ca o cheltuială să fie făcută. În funcție de program, pot exista și obligații privind achizițiile, ofertele comparative sau documentarea selecției furnizorilor.
De aceea, înaintea unei achiziții în care există o legătură personală între factorul de decizie și furnizor, merită verificată convenția de finanțare împreună cu anexele și regulile de eligibilitate.
Finanțatorul poate avea, prin contract, dreptul de a verifica documentele legate de achiziție. Pentru companii, anumite informații despre reprezentanți și administratori pot fi verificate și prin evidențele oficiale ale Oficiului Național al Registrului Comerțului.
În funcție de condițiile finanțării și de situația constatată, consecințele pot include neeligibilitatea unor cheltuieli, suspendarea finanțării sau solicitarea restituirii unor sume.
Când problema devine mai serioasă decât un vot greșit
O colaborare între un ONG și o companie apropiată unuia dintre membri merită privită și prin prisma scopului organizației.
Un risc mult mai serios apare atunci când resursele ONG-ului ajung să fie folosite sistematic în beneficiul unei alte entități, iar activitatea organizației se îndepărtează de scopul pentru care aceasta a fost constituită.
OG nr. 26/2000 prevede posibilitatea dizolvării prin hotărâre judecătorească atunci când o asociație urmărește un alt scop decât cel pentru care s-a constituit. Cererea poate fi formulată de o persoană interesată, iar instanța este cea care analizează situația concretă.
Așadar, întrebarea relevantă înaintea unei tranzacții nu este exclusiv „avem voie să contractăm această companie?”. Merită analizat și dacă alegerea servește în mod real activitatea și scopul ONG-ului și dacă organizația poate demonstra asta.
Cum construiești un cadru sănătos pentru astfel de decizii
Conflictul de interese este mult mai ușor de gestionat atunci când organizația stabilește regulile înainte să apară o situație concretă.
1. Adoptă o politică internă privind conflictele de interese
Politica poate explica ce situații trebuie declarate, cine verifică declarațiile, când o persoană se retrage de la decizie și cum se documentează procesul.
Membrii pot completa periodic o declarație de interese în care menționează companiile sau alte entități relevante conduse de ei ori de persoane apropiate.
Pentru situațiile punctuale, declarația poate fi întocmită atunci când apare conflictul și anexată procesului-verbal al ședinței.
2. Stabilește reguli clare pentru achiziții
Organizația poate defini din timp cum alege furnizorii și ce procedură aplică în funcție de valoarea contractului sau sursa finanțării.
Pentru anumite praguri, poate fi utilă solicitarea mai multor oferte sau aprobarea cheltuielii de către mai multe persoane.
3. Evită ca o singură persoană să controleze întregul proces
Un flux de aprobare în care mai mulți oameni participă la alegerea și verificarea furnizorilor reduce riscul ca o decizie importantă să depindă de interesul unei singure persoane.
4. Introdu un control suplimentar pentru contractele importante
Pentru contractele care depășesc un anumit prag, organizația poate solicita o verificare suplimentară din partea cenzorului, a unui alt membru care nu face parte din consiliul director sau a unui specialist extern.
5. Folosește auditul și expertiza juridică atunci când situația o cere
Pentru tranzacții complexe sau finanțări cu reguli stricte, un audit extern ori o opinie juridică punctuală poate clarifica riscurile înainte ca organizația să își asume o obligație contractuală.
Dacă organizația ta este la început de drum
Multe dintre mecanismele care ajută ulterior la gestionarea conflictelor de interese pornesc chiar din statutul organizației: atribuțiile organelor de conducere, modul în care sunt luate deciziile și felul în care este administrat patrimoniul.
Dacă ești în etapa de înființare, vezi și ghidul nostru „Cum înființezi un ONG în România: ghid pas cu pas pentru o asociație” , realizat tot împreună cu Alin Cincă. Acolo găsești procesul de la alegerea membrilor fondatori și redactarea statutului până la documentele depuse la judecătorie.
Ce merită să rămână în procedurile organizației
Un conflict de interese poate apărea și într-o organizație bine condusă. Diferența o face modul în care este declarat și gestionat.
Pentru următoarea ședință a consiliului director, poți începe cu un pas concret: verificați dacă organizația are o regulă scrisă pentru declararea intereselor personale și pentru abținerea de la decizie. Dacă nu există încă, merită introdusă înainte de următorul contract important.
Continuă conversația în comunitatea AmpliFY
Întrebările juridice, financiare sau de guvernanță apar în etape diferite din viața unui ONG. În comunitatea AmpliFY găsești resurse practice, alte organizații cu experiențe relevante și contexte în care poți ajunge la specialiști atunci când ai nevoie de o perspectivă aplicată.
