În spatele multor inițiative care schimbă lucruri în comunitățile lor există, la început, câțiva oameni care văd o nevoie și decid să facă ceva în privința ei. La un moment dat apare și întrebarea: cum transformăm inițiativa într-o organizație care poate funcționa legal și poate crește în jurul misiunii sale?
Aici intră în scenă partea juridică. Are propriul vocabular și câțiva pași care trebuie făcuți într-o anumită ordine, însă procesul devine mult mai ușor de urmărit când știi dinainte ce ai de pregătit.
Am pregătit acest ghid împreună cu Alin Cincă, avocat și membru al comunității AmpliFY ONG, ca să adunăm într-un singur loc informațiile de care ai nevoie pentru înființarea unei asociații în România.
Vei găsi aici pașii esențiali ai procesului, explicați astfel încât să poți reveni la articol de fiecare dată când ajungi la o etapă nouă.
8 pași esențiali
Ca să vezi imaginea de ansamblu înainte să intrăm în detalii, pentru înființarea unei asociații vei trece prin următorii pași:
- Stabilești cine sunt membrii fondatori
- Clarifici scopul, obiectivele și primele reguli de funcționare
- Alegi și rezervi denumirea
- Stabilești sediul
- Redactezi statutul
- Pregătești documentele pentru dosar
- Depui cererea la judecătoria competentă
- După înființare, faci înregistrarea fiscală
Acum le luăm pe rând.
1. Ai nevoie de cel puțin trei membri fondatori
Pentru înființarea unei asociații sunt necesare minimum trei persoane, fizice sau juridice. Acestea vor avea calitatea de membri fondatori. Legea nu stabilește un număr maxim de membri.
Alegerea fondatorilor merită însă privită dincolo de condiția numerică. Membrii fondatori vor stabili regulile inițiale ale organizației și vor forma prima adunare generală. Tot acum trebuie stabilită și componența inițială a organelor de conducere, administrare și, când este cazul, control.
Dacă porniți în formula minimă de trei persoane, gândiți din timp și felul în care vor fi împărțite responsabilitățile. Pentru o organizație care intenționează să acceseze finanțări, merită verificate inclusiv condițiile programelor care vă interesează. Unele finanțări pot avea reguli privind relațiile de rudenie sau afinitate dintre persoanele aflate în organele de conducere.
Mai există un prag de ținut minte pe măsură ce organizația crește. Dacă asociația ajunge la mai mult de 15 membri, numirea unui cenzor devine obligatorie. La peste 100 de membri, controlul financiar intern este exercitat de o comisie de cenzori.
Dacă unul dintre fondatori este o persoană juridică
O societate, o altă asociație sau o altă persoană juridică poate participa la înființare.
În acest caz, dosarul va avea nevoie de documente suplimentare care arată forma persoanei juridice și cine o reprezintă. Dacă persoana care va semna statutul în numele său este diferită de reprezentantul legal, va fi necesară și hotărârea organului competent prin care este aprobată participarea la înființarea asociației și este desemnat reprezentantul.
Vom reveni la documentele concrete când ajungem la dosar.
2. Clarificați scopul și obiectivele înainte să redactați statutul
Înainte să începeți documentele, merită ca fondatorii să aibă o conversație foarte clară despre ceea ce va face organizația.
- Scopul descrie direcția mare în care va lucra asociația.
- Obiectivele traduc această direcție în zone concrete de acțiune.
Formularea lor contează juridic, pentru că vor apărea în statut. Contează și pentru viața organizației de după înființare. Ele vor influența activitățile pe care le puteți desfășura, proiectele pe care le propuneți și felul în care organizația își explică misiunea către finanțatori, parteneri și comunitate.
Un statut scris în grabă la început poate deveni foarte repede un document la care vă întoarceți pentru modificări. Merită, așadar, să îi acordați timp acum.
3. Alegeți și rezervați denumirea asociației
Înainte de înregistrarea asociației, aveți nevoie de dovada disponibilității denumirii, eliberată de Ministerul Justiției, sau, după caz, de refuzul motivat al eliberării ei.
Ministerul Justiției are un formular dedicat rezervării denumirii. La momentul actualizării acestui ghid, tariful pentru rezervare este de 36 de lei, iar dovada este valabilă șase luni. Rezervarea poate fi prelungită o singură dată, pentru trei luni.
Merită să pregătiți câteva variante de nume înainte să trimiteți cererea.
Denumirea:
- nu poate fi identică sau suficient de asemănătoare încât să creeze confuzie cu denumirea unei alte organizații de același tip;
- nu poate folosi anumite denumiri asociate autorităților sau unor structuri profesionale reglementate de lege în condiții care ar putea crea confuzie;
- poate include „național”, „român” sau derivatele lor numai cu acordul prealabil al Secretariatului General al Guvernului;
- dacă este într-o limbă străină, implică cerințe suplimentare privind traducerea.
Dacă Ministerul Justiției refuză motivat denumirea, situația poate fi analizată și de instanță în cadrul procedurii de înființare. Judecătorul poate aprecia că refuzul este neîntemeiat și poate dispune înscrierea asociației.
4. Stabiliți sediul asociației
Asociația are nevoie de un sediu, iar dreptul de a utiliza spațiul respectiv trebuie dovedit în dosarul de înființare.
În funcție de situație, documentul poate fi, de exemplu, un contract de comodat, un contract de închiriere sau un alt act care dovedește dreptul de folosință asupra spațiului.
O întrebare frecventă apare atunci când sediul este stabilit într-un apartament.
Dacă asociația nu va desfășura activitate la acel sediu, iar persoana împuternicită pentru procedura de înființare declară acest lucru pe propria răspundere, legea permite folosirea sediului fără formalitățile legate de acordul vecinilor care ar apărea atunci când se desfășoară efectiv activitate acolo.
Alegeți sediul înainte de redactarea formei finale a statutului, pentru că adresa trebuie inclusă în document.
5. Redactați statutul. Este documentul central al asociației
Din 2020, pentru înființarea unei asociații nu mai este necesar un act constitutiv separat. Membrii fondatori încheie statutul asociației, în principiu prin act sub semnătură privată.
Excepția importantă apare atunci când patrimoniul inițial include un aport în natură constând în bunuri imobile. În această situație, statutul trebuie să aibă formă autentică.
Statutul merită tratat cu atenție. El stabilește regulile după care va funcționa organizația și trebuie să conțină elementele cerute expres de lege. Lipsa unor prevederi obligatorii poate bloca procedura de înregistrare.
Ce trebuie să conțină statutul
Pentru o verificare mai ușoară, putem grupa informațiile obligatorii după rolul pe care îl au.
Despre organizație
- datele de identificare ale membrilor fondatori;
- voința lor de asociere;
- scopul și obiectivele asociației;
- denumirea;
- sediul;
- durata de funcționare, determinată sau nedeterminată;
- patrimoniul inițial.
Forma actuală a legii cere menționarea patrimoniului inițial, însă pentru asociații nu mai există pragul minim de un salariu minim brut întâlnit în multe materiale mai vechi. Modificarea a fost introdusă în 2020.
Despre membri
- cum poate o persoană dobândi calitatea de asociat;
- cum poate pierde această calitate;
- drepturile membrilor;
- obligațiile lor.
Aici puteți stabili, de exemplu, cine aprobă primirea unor membri noi, cum funcționează retragerea sau excluderea și dacă există o cotizație.
Despre conducerea asociației
- componența nominală a primelor organe de conducere, administrare și control;
- atribuțiile fiecărui organ;
- persoana sau persoanele împuternicite să se ocupe de procedura pentru dobândirea personalității juridice.
Adunarea generală și consiliul director vor lua decizii diferite pe parcursul vieții organizației, așa că merită ca statutul să delimiteze aceste roluri cât mai clar.
Despre resurse și situația în care asociația se dizolvă
Statutul trebuie să precizeze categoriile de resurse patrimoniale pe care le poate avea organizația și destinația bunurilor rămase în urma dizolvării.
Aceste bunuri nu pot fi distribuite persoanelor fizice care au fost membri ai organizației. Ele pot fi transmise, în condițiile legii și ale statutului, către persoane juridice cu un scop identic sau asemănător.
La final, statutul este semnat de membrii fondatori.
Ai început să lucrezi la statut?
Folosește checklistul pregătit de Alin Cincă pentru a verifica dacă ai inclus toate elementele obligatorii prevăzute de lege. discuție în echipa ta.
6. Pregătiți dosarul pentru judecătorie
După ce aveți denumirea, sediul și statutul, puteți pregăti cererea de înscriere în Registrul asociațiilor și fundațiilor.
Cererea se adresează judecătoriei în a cărei circumscripție se află sediul viitoarei asociații. Unele judecătorii publică pe portal.just.ro modele de cereri și liste proprii de documente, așa că merită să verificați și pagina instanței competente înainte de depunere.
Dosarul va cuprinde, în funcție de situația asociației:
- cererea de înscriere;
- statutul;
- documentele care dovedesc sediul;
- copii certificate pentru conformitate cu originalul ale documentelor de identitate ale membrilor fondatori;
- certificatele de cazier fiscal ale membrilor fondatori;
- dovada disponibilității denumirii sau refuzul motivat al Ministerului Justiției;
- dovada achitării taxei judiciare de timbru;
- documentele privind patrimoniul inițial, dacă există aport în natură constând în bunuri imobile;
- documentele suplimentare aferente fondatorilor persoane juridice, dacă este cazul.
La momentul actualizării articolului, taxa judiciară de timbru pentru cererea de dobândire a personalității juridice este de 100 de lei. Verificați cuantumul și modalitatea de plată la momentul depunerii.
Nu uitați de cazierul fiscal al fiecărui fondator
Certificatul de cazier fiscal este obligatoriu la înscrierea unei asociații în Registrul asociațiilor și fundațiilor. Cerința vine din OG nr. 39/2015 privind cazierul fiscal, motiv pentru care este ușor de ratat atunci când verifici numai OG nr. 26/2000.
Certificatul poate fi solicitat de la organele fiscale competente și poate fi emis și în format electronic. Este valabil 30 de zile de la emitere, așa că momentul în care îl obțineți merită sincronizat cu restul documentelor din dosar.
Dacă unul dintre fondatori este o persoană juridică, se prezintă cazierul fiscal al persoanei juridice respective.
Ce documente suplimentare apar dacă aveți un fondator persoană juridică
În această situație, pregătiți și un extras oficial din registrul în care este înregistrată persoana juridică, de exemplu Registrul Comerțului, care să arate forma sa juridică și reprezentanții.
În funcție de structura asociației, poate fi necesară și declarația privind beneficiarii reali. Pentru asociațiile constituite și conduse exclusiv de persoane fizice, atunci când singurii beneficiari reali sunt cei identificați prin statut, legea prevede o excepție de la depunerea unei declarații separate.
Dacă statutul este semnat în numele persoanei juridice de altcineva decât reprezentantul său legal, dosarul va include și hotărârea prin care organul competent al acelei persoane juridice aprobă participarea la asociație și desemnează reprezentantul.
Dosarul este gata de depunere?
Verifică încă o dată documentele cu checklistul pentru înscrierea în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor.
7. Depuneți cererea la judecătorie
Persoana pe care ați împuternicit-o prin statut depune cererea și documentele la judecătoria competentă.
OG nr. 26/2000 prevede un termen de trei zile de la depunere pentru verificarea legalității documentelor de către judecător. Termenul din textul legii nu înseamnă însă că întreaga procedură se va încheia întotdeauna în trei zile. Calendarul efectiv poate depinde de activitatea instanței și de eventualele completări solicitate.
Ce se întâmplă dacă instanța cere completări
Dacă judecătorul observă că lipsesc documente, sunt necesare explicații sau anumite prevederi trebuie corectate, persoana împuternicită va fi informată și va putea completa dosarul.
O solicitare de completări nu înseamnă că întregul proces trebuie început din nou. Urmăriți dosarul și răspundeți exact la ceea ce solicită instanța, în termenul indicat.
Dacă cererea este respinsă, încheierea poate fi atacată cu apel. OG nr. 26/2000 stabilește pentru această procedură un termen de cinci zile, calculat în funcție de prezența sau absența părții la pronunțare.
8. Când există juridic asociația
Asociația dobândește personalitate juridică prin înscrierea în Registrul asociațiilor și fundațiilor aflat la grefa judecătoriei de la sediul său. Din acel moment, organizația există ca persoană juridică distinctă.
După rămânerea definitivă a încheierii, reprezentantul asociației poate solicita de la judecătorie certificatul de înscriere. Acesta cuprinde informații precum denumirea, sediul, durata de funcționare și numărul de înscriere în registru.
Păstrați într-un singur loc forma finală a statutului, încheierea, certificatul și toate documentele din dosarul de înființare. Veți reveni la ele în relația cu instituțiile, banca, contabilul, finanțatorii sau partenerii organizației.
9. După judecătorie urmează înregistrarea fiscală
Odată ce asociația a fost înființată, urmează înregistrarea fiscală.
ANAF precizează că asociațiile trebuie să depună formularul 010 „Declarație de înregistrare fiscală/Declarație de mențiuni/Declarație de radiere pentru persoane juridice, asocieri și alte entități fără personalitate juridică” la organul fiscal competent.
Declarația de înregistrare se depune de reprezentantul legal sau de un împuternicit, în termen de 30 de zile de la data înființării. Poate fi transmisă și electronic. În baza ei, organizației îi este atribuit codul de identificare fiscală și este eliberat certificatul de înregistrare fiscală.
Din acest moment începe și viața fiscală și contabilă a organizației. Asociațiile au obligații contabile specifice, așa că este util să stabiliți din timp cine se va ocupa de contabilitatea organizației și ce obligații apar în funcție de activitățile pe care le veți desfășura.
Concluzie
Dacă sunteți încă în faza de pregătire, programați o întâlnire cu ceilalți fondatori și ieșiți din ea cu o versiune de lucru a statutului și cu lista documentelor pe care fiecare persoană trebuie să le obțină. De aici, procesul are deja o ordine clară.
Legislația și procedurile administrative se pot modifica, iar anumite situații pot avea particularități. Verificați întotdeauna forma în vigoare a actelor normative și cerințele judecătoriei competente înainte de depunerea dosarului.
Iar după ce pornești ONG-ul, nu trebuie să găsești singur fiecare răspuns
Înființarea este începutul. După ea vin întrebări despre organizare, finanțare, parteneriate, contabilitate, strategie, comunicare și toate lucrurile pe care le descoperi atunci când începi efectiv să construiești organizația.
În AmpliFY găsești o comunitate de peste 1.300 de membri, cu ONG-uri în etape diferite de dezvoltare și specialiști din domenii relevante pentru munca unei organizații. Poți cere recomandări, descoperi resurse și intra în conversații care te ajută să iei mai ușor următoarele decizii.
Te așteptăm alături de noi!
