Sunt câteva elemente esențiale care au contribuit la implicarea în lumea ONG-urilor a Cristinei Catană-Bucă, Președintele ARTI – Asociația Română a Tinerilor cu Inițiativă
- La 11 ani a intrat în Consiliul Local al Copiilor și a început prin proiectul PALTIN (Participarea TINerilor la Administrarea Locală) să vadă cum și copiii pot contribui la dezvoltarea comunităților locale prin proiectele pe care le propun și le implementează.
- Apoi, în 2003 a înființat, alături de alți patru prieteni, Asociația Română a Tinerilor cu Inițiativă (ARTI) și astfel a debutat conectarea ei cu sectorul ONG-urilor, neîntreruptă de 21 de ani, într-o permanentă evoluție și transformare.
Cristina crede cu tărie că datoria noastră este să observăm lucrurile din jurul nostru, să evaluăm care ne sunt resursele, să ne suflecăm mânecile și să începem să rezolvăm din ele.
Nu a avut niciodată structura de a sta să privească de pe margine în timp ce alții vin să rezolve problemele, poate mai prost decât ar fi făcut-o ea, doar pentru că e treaba lor și nu a ei.
Pur și simplu, atunci când a văzut un șurub desfăcut la un loc de joacă, ziua următoare a venit cu o șurubelniță.
ARTI – Asociația Română a Tinerilor cu Inițiativă, pe care o conduce, i-a oferit mereu acest cadru de a se implica și a-și transforma ideile în realitate.
Nu se putea să avem o invitată mai potrivită decât Cristina pentru a lansa seria Spotlight ONG, prin care punem sub lumina reflectoarelor oamenii care schimbă comunități zi de zi și se luptă cu morile de vânt, ca un Don Quijote feminin, cum zice chiar ea. Sunt atât de multe povești, lecții, succese, eșecuri în sector, care e păcat să rămână ascunse. Perioada următoare vă veți întâlni cu lideri de organizații cu experiențe diverse, care au reușit să fie sustenabile din mai multe puncte de vedere.
La finalul articolului vei găsi și patru resurse utile care să te ajute în procesul de planificare strategică.
Provocări, provocări și iar provocări
Dacă lucrezi într-un ONG, discuția despre resurse e, dacă nu săptămânală, probabil lunară: „la ce proiecte mai aplicăm? Am găsit call-ul ăsta, hai să vedem cum ne adaptăm pe cerințe”.
Din perspectiva Cristinei, finanțările project-based sunt o mare problemă, pentru că nu ai predictibilitate legată de impact și de multe ori impactul e de suprafață. Din perspectiva ei, poți avea impact real în minimum 1-2 ani.
Importanța inovației atunci când ai resurse limitate
Sunt multe organizații care dezvoltă proiecte în funcție de oportunitățile de finanțare. Știi la ce ne referim. Afli de o finanțare și deja încep să meargă rotițele înspre „cum am putea să inventăm activități în funcție de criteriile de aplicare?”. Aici e importantă planificarea strategică, pentru că o organizație cu o direcție strategică clară își propune să își îndeplinească obiectivele indiferent de provocările întâmpinate, și rămâne astfel fidelă lucrurilor pe care promite să le facă.
5 Lecții importante în 21 de ani
- Este important să nu uităm direcția, indiferent de circumstanțe. Asemenea unei corăbii care navighează pe mare având un far drept ghid, chiar dacă ne abatem de la drum, trebuie să ne reluăm calea cum putem.
- Nu există „nu se poate”, ci doar „nu se poate, încă”, pentru că ai de făcut niște pași – mereu există soluții, chiar și în cele mai negre momente.
- „Calmitatea unui genist” ar trebui să o ai mereu, și ți-o poți dezvolta doar expunându-te la situații dificile.
- Niciun proiect mare nu începe cu bugetul în cont. În multe ONG-uri există dorința de a avea mai întâi resursele, fără să existe un plan sau obiective clare. Ar trebui să fie invers – să identifici o nevoie și să te apuci să găsești modalități de a o îndeplini.
- Un proiect relevant pornește de la nevoi reale, nu de la oportunități de finanțare. Organizația se uită la grupurile țintă și începe să mapeze nevoile „de pe teren”: „Elementul de bază în planificarea strategică e să te uiți în jur, pentru că fără asta iei decizii sub influența momentului, și devii o frunză în vânt – dacă te duci de la un finanțator la altul, organizația nu crește vertical, ci orizontal, și se risipește”.
De ce fiecare organizație ar trebui să aibă o strategie indiferent că e sustenabilă sau nu?
Strategia e esențială pentru canalizarea eforturilor către direcții importante, alături de oameni cu care construiești ceva durabil.
Cristina a făcut o paralelă între planificare strategică și condusul unei mașini: „De când mi-am luat permisul, mi-a fost foarte clar că nu pot merge undeva pentru mult timp dacă nu știu unde – ai nevoie de o destinație și de un traseu.
Planificarea strategică este exact asta: nu poți să ajungi undeva dacă nu știi unde mergi, de ce, cu cine și ce faci când ajungi acolo. Am putea spune că procesul de planificare e unul de clarificare, de a face ordine în lucruri. Ca mamele care fac o mâncare din orice există în frigider, adică ce fac de fapt e să optimizeze resursele.
Exemplu: avem peste 1000 copii în rural și 600 ca beneficiari direcți ai școlii – investim mult mai puțin decât se investește în proiecte europene cu 300 de oameni. Acești bani chivernisiți, calculați și direcționați exact către ceea ce ai nevoie reprezintă niște resurse optimizate.”
După ce principii te ghidezi când faci strategia și cum au evoluat de-a lungul timpului?
Totul pornește din haos. Strategia vine să facă ordine în ceva dezorganizat.
Din perspectiva Cristinei, trebuie să se simtă nevoia de un proces. Altfel devine doar o formalitate. A dat ca exemplu primele rapoarte de activitate, acum 10-15 ani, care erau simple liste de proiecte. Cu timpul au evoluat, au început să fie tot mai complexe, cu pagini diverse și mențiuni ale tuturor stakeholderilor.
Un principiu esențial este reconfigurarea traseului. Dacă un plan nu funcționează, nu este o tragedie. Învățăm din greșeli și din schimbările de context, așa cum a fost pandemia, când ARTI au lansat prima școală online din România în doar cinci zile.
Adaptarea și readaptarea sunt constante, iar instrumente practice precum analiza SWOT, PESTEL și o evaluare constantă a lacunelor ajută pentru a ști unde te afli și unde vrei să ajungi, optimizând constant resursele și activitățile.
Sursa: Active Citizens Fund
Cum măsori și evaluezi impactul pe care l-a avut strategia ta asupra proiectului?
Evaluarea impactului este un proces continuu.
„Pentru mine, începutul este cel mai greu, pentru că nu e niciodată suficient. Dar când te obișnuiești cu ideea că n-o să fie perfecțiune – cu siguranță cuiva n-o să-i convină, evaluarea vine apoi ca un proces natural. Când mâncăm întrebăm <<îți place?>>”
Facem evaluări constante în viața noastră. Aceste evaluări duse în zona ONG-urilor înseamnă să mă uit de sus și mă întreb „cum a ieșit? Care sunt punctele tari, slabe, oportunitățile, riscurile etc”.
La nivel de instrumente, în organizația sa se folosește analiza SWOT, un instrument despre care spune că e basic, dar își face treaba. Apoi pe baza lui iau niște decizii. „Nu trebuie să reinventăm roata, ci doar să ne gândim cum ne pot ajuta aceste instrumente să luăm decizii potrivite, fără emoții”.
Se întâmplă ca uneori să promiți că nu mai faci un anumit eveniment sau activitate, tocmai pentru că a fost consumatoare de resurse, poți chiar să „juri” și să te trezești anul viitor că reiei procesul ca și când nimic nu s-ar fi întâmplat.
Cristina a dat ca exemplu semi-maratonul din Craiova, despre care era foarte sigură că nu mai vrea să-l facă, și când venea vremea organizării anul următor, nici vorbă să renunțe.
Un alt exemplu a fost că, laa școală, copiii trec printr-un proces de evaluare care are rolul reglator pentru următoarea săptămână. Orice proces are acest element de bază.
La ARTI, după 7 ani de implementare a unui proiect au comandat un raport de impact extern, adică cineva extern să facă o analiză de impact asupra proiectului, ca să fie asigurată obiectivitatea 100%. Nu fac rapoarte constant, pentru că sunt solicitante. La proiectele mari întinse pe ani de zile fac un raport odată la 5-7 ani și la 2 ani la cele mai mici.
Cum asiguri implicarea stakeholderilor în planificarea strategică? Dacă vrei ca ceva să fie util, îl faci participativ.
Primul pas este identificarea acestora: beneficiari, sponsori, finanțatori etc. Participarea lor în procesul decizional asigură utilitatea și succesul strategiei, dar nu mereu e relevantă sau necesară.
Al doilea pas e selecția: cine ar trebui să participe?
Apoi te gândești pe ce direcție strategică îi poți aloca. În cazul ARTI e vorba despre copii, părinți, profesori, angajați.
La un moment dat, părinții și copiii au organizat un charity shop și au decis să construiască un grup sanitar pentru o școală rurală. Au creat obiecte ca să le vândă și să facă rost de bani.
Totul a pornit de la un brainstorming cu copiii. Practic, ei au ales că vor să facă un grup sanitar pentru alți copii. Genul acesta de situații demonstrează importanța responsabilității comune, pe lângă lecția de empatie pe care și-au însușit-o copiii.
La ARTI, stakeholderii sunt văzuți la fel ca beneficiarii – toți sunt într-un fel co-finanțatori ai proiectului – organizația pune la dispoziție resurse financiare, iar beneficiarii investesc din resursele lor de alte tipuri, iar așa obțin angajament din partea lor. Dacă nu văd valoarea, nu se vor implica. Cristina a făcut paralela cu cursurile: „La cursurile gratuite vin mult mai puțini decât la cele plătite, pentru că au impresia inconștient că nu e valoros”.
Sursa: Active Citizens Fund
Ce rol joacă învățarea organizațională în dezvoltarea și adaptarea strategiei? Fără învățare nu există creștere.
„Nu putem învăța dacă nu ne dăm voie să învățăm. Ca să înveți ai nevoie de metacogniție, adică trebuie să știi să înveți și pentru asta trebuie să-ți dai voie să identifici acele procese prin care poți învăța ca organzație – de la alții, pe propria piele sau în felul propriu – există multe modalități prin care organizația învață.
Nu poți să ai o strategie care să nu aibă ca direcție și dezvoltarea echipei. De asta depinde viitorul organizației: cum creezi acea cultură astfel încât atunci când tu nu mai ești, lucrurile să continue.”
Autosuficiența i se pare cel mai mare risc în ONG-uri. Atunci când crezi că ești cel mai bun în zona ta și că nu mai ai de învățat de la nimeni.
„E nevoie de reflecție pentru a realiza și a conștientiza ce anume aduce în plus un anumit eveniment, un anumit curs, o anumită întâlnire. Dacă nu ai reflexul introspecției e aproape imposibil să acumulezi cunoaștere.”
